জরুরি মিটিং তলব করা হয়েছে অফিসের তরফে। অথচ, তার কথা মনেই নেই! এমন পরিস্থির সম্মুখীন যাঁরা হয়ে থাকেন, তাঁরা কিন্তু দলে বেশ ভারীই। এমনটা হয়নি, এরকম মানুষ খুঁজে পাওয়া প্রায় দুষ্কর। সেক্ষেত্রে পড়তে হয় অস্বস্তির মুখে, মুখ বুজে হজম করতে হয় দু-চারটে কর্কশ বাক্যবাণ। অফিস মিটিং ভুলে যাওয়ার এই সমস্যার হাত থেকে রেহাই দিতেই এবার আমাদের দরবারে হাজির হয়েছে এক অভিনব অ্যাপ, নাম তার Calendly।

এই অ্যাপ আমাদের কী উপকার করবে, সে তো স্পষ্ট। কীভাবে করবে, এবার সেটা জানার পালা। তবে তার আগে আরেকটা প্রশ্নের উত্তর আমাদের খুঁজে পেতে হবে- আমরা কেন অফিস মিটিংয়ের কথা ভুলে যাই? এর একটা কারণ হতে পারে অন্যমনস্কতা, ভুলোমনের প্রবণতা ইত্যাদি। দ্বিতীয় কারণ হল সেই সময়ে অন্য কোনও কাজের ব্যস্ততা, যার দরুণ মিটিংয়ের কথা মাথা থেকে বেরিয়ে গিয়েছে বেমালুম।

Calendly এই দুই সমস্যারই সমাধান করবে। নাম শুনেই বোঝা যাচ্ছে এর সঙ্গে জড়িয়ে আছে ক্যালেন্ডার শব্দটা। এটাই এই অ্যাপের কার্যকারিতার মূল সূত্র। এই অ্যাপ ইউজারের ক্যালেন্ডার অনুযায়ী কখন তিনি ফাঁকা আছেন, সেই বিষয়টা জানিয়ে দেবে অন্যদের। ফলে, একটা কাজের মাঝে থাকার জন্য মিটিং ভুলে যাওয়ার মতো ঘটনা আর ঘটবে না। অন্যরা ইউজারের সময় অনুযায়ী মিটিংয়ের তারিখ ঠিক করতে পারবেন। ইউজার এই অ্যাপের মাধ্যমে তাঁর রুটিন শেয়ার করতে পারবেন সবার সঙ্গে।

তা বলে শেয়ার করা মাত্রই বাকিরা ইউজারের সব কিছু অ্যাক্সেস করতে পারবেন, এমনটা কিন্তু ঘটবে না। ইউজার যেটুকু শেয়ার করবেন, শুধু সেটুকুই বাকিরা দেখে দিনক্ষণ ঠিক করতে পারবেন। পরের ধাপে ই-মেল এবং মেসেজের মাধ্যমে এই অ্যাপ ইউজারকে অনবরত মিটিংয়ের নোটিফিকেশন পাঠাতে থাকবে। ফলে, ভুলে যাওয়ার জো থাকবে না। এখানেই এই অ্যাপ মোবাইলের ক্যালেন্ডার অ্যাপের চেয়ে আলাদা।

কীভাবে মিটিং শিডিউল করা যাবে এই অ্যাপে?

– প্রথমে এই অ্যাপে একটা অ্যাকাউন্ট তৈরি করে নিতে হবে তা ফোনে নামিয়ে।
– এবার এর সঙ্গে ফোনের ক্যালেন্ডার কানেক্ট করতে হবে।
– চাইলে ভিডিও কনফারেন্সিং টুলও কানেক্ট করা যায়।
– অ্যাপের ইভেন্ট টাইপ অপশন থেকে একটা ইভেন্ট ক্রিয়েট করে তার দিনক্ষণ সেট করতে হবে।
– ইভেন্টের নাম, ডেসক্রিপশন, লোকেশন লিখতে হবে।
– ইভেন্ট টাইপ ট্যাবে এবার একটা লিঙ্ক দেখা যাবে। এই লিঙ্ক বাকিদের সঙ্গে শেয়ার করে নিলেই আর সমস্যা থাকবে না।

মনে রাখতে হবে, বাকিরা যখন এই লিঙ্ক ধরে ইউজারের ফাঁকা সময় অনুসারে মিটিং ফেলবেন, তখন তাঁদের নিজেদের নাম এবং ই-মেল অ্যাড্রেস এন্ট্রি করতে হবে। তা হয়ে যাওয়ার পরে উভয় পক্ষই মিটিং শিডিউলের কনফারমেশন মেল পাবেন।